Perkenalan

Jika Anda melihat dunia modern bisnis, Anda akan melihat bahwa 97% perusahaan bangkrut dalam tiga tahun pertama keberadaannya. DAN alasan utama Statistik yang menyedihkan ini bukanlah pajak yang tinggi, karyawan yang buruk atau penggerebekan perusahaan, namun penjualan yang tidak mencukupi.

Pada saat yang sama, ada perusahaan yang telah menjalankan penjualan, yang bekerja secara stabil, menghasilkan keuntungan yang diprediksi secara teratur.

Jika Anda memimpikan ban berjalan serupa dalam bisnis Anda, maka Anda berada di jalur yang benar. Buku ini adalah alat yang berguna yang akan membantu Anda membangun sistem penjualan yang efektif.

Kami akan menjelaskan kepada Anda bagaimana memahami kelemahan perusahaan Anda, kami akan menganalisis bagaimana bekerja secara efektif dengan tenaga penjualan, di mana dan bagaimana mempekerjakan mereka dan memotivasi mereka untuk mencapai hasil yang maksimal, dan, tentu saja, kami akan mempertimbangkan sejumlah besar strategi yang akan membantu meningkatkan penjualan pada tingkat mendasar. tingkat baru.

Yang Anda perlukan hanyalah implementasi cepat dari semua mekanisme dan pola yang dijelaskan dalam kehidupan. Tujuan kami bukan untuk menunjukkan betapa sulitnya menjadi pebisnis saat ini, namun untuk memberikan strategi yang bisa ditindaklanjuti agar Anda bisa menjadi pebisnis terbaik di industri Anda.

Semoga Anda mendapatkan implementasi yang menyenangkan dan menarik! Percayalah, ini jauh lebih menarik dari sekedar membaca dan menerima informasi baru.

Nikolay Mrochkovsky,

Kontrol departemen penjualan. Bagaimana cara menggembalakan kucing?

Dalam buku ini, kami memutuskan untuk sedikit mengubah logika tradisional dalam menyajikan materi, langsung memberikan alat paling penting untuk implementasi cepat dalam bisnis Anda, dan menjelaskan keseluruhan teori setelahnya.

Hal ini dilakukan agar Anda dapat mengambil dan menerapkan semua teknik dalam bisnis Anda saat ini dan mendapatkan hasil nyata yang spesifik.

Alat kerja manajer penjualan

Agar tim penjualan dapat memberikan hasil yang tinggi secara konsisten, penting untuk terus menggunakan wortel dan tongkat. Jika tidak, semua upaya Anda untuk membangun sistem yang berfungsi dengan baik akan sia-sia. Untuk saat ini tidak lebih cara yang efektif dibandingkan sistem pelaporan. Berkat penerapan metode yang dijelaskan di bawah ini, Anda akan mengevaluasi pekerjaan manajer penjualan bukan dari kata-kata mereka, tetapi berdasarkan bilangan real.

Laporan hasil

Segera setelah Anda mempekerjakan manajer penjualan pertama Anda, Anda dihadapkan pada tugas bagaimana memantau pekerjaannya dan terus mengendalikan seluruh proses.

Tentunya bukan rahasia lagi bagi Anda bahwa di banyak perusahaan tidak jelas apa sebenarnya yang terjadi di departemen penjualan. Artinya, secara umum, jelas bahwa tenaga penjualan melakukan panggilan, pergi ke pertemuan dengan klien, melakukan presentasi barang dan jasa, secara aktif mencoba menjual dan berinteraksi dengan klien saat ini, tetapi bagaimana sebenarnya semua ini terjadi seringkali tidak begitu jelas. .

Dan ini adalah salah satu masalah utama sejak itu Tidak ada karyawan, terutama tenaga penjualan, yang boleh dibiarkan tanpa kendali. Segera setelah kendali hilang, kekacauan segera dimulai, dan dalam hal ini, hanya masalah waktu sebelum kinerja tenaga penjualan turun ke nol atau (dalam skenario terburuk) seluruh departemen akan runtuh sama sekali.

Sebelum beralih ke dokumen pertama blok ini, kami ingin membagi semua alat kontrol untuk manajer penjualan menjadi dua kelompok besar:

1. Alat untuk pengendalian proses.

2. Alat untuk memantau hasil.

Hampir semua perusahaan hanya mengontrol hasil dari manajer penjualan, sementara sepenuhnya melupakan proses itu sendiri. Artinya, ia melacak berapa banyak penjualan yang dilakukan penjual tertentu, berapa banyak klien yang ia bawa ke perusahaan, dan berapa banyak keuntungan yang dihasilkannya. Dan sayangnya, di sinilah semua kendali berakhir.

Seperti yang Anda pahami, sangat penting untuk mengontrol proses itu sendiri. Kemudian Anda akan melihat di mana kesalahan karyawan ini atau itu, Anda akan dapat memperbaikinya dan memantau kemajuan pekerjaannya.

Kami akan berbicara lebih banyak tentang hasil pemantauan di blok “Log panggilan dan rapat”. Sekarang mari kita lihat lebih dekat bagaimana hasilnya harus dikontrol dan, yang paling penting, dengan apa.

Apa itu laporan hasil?

Itu diisi oleh manajer penjualan secara mandiri, dan harus diisi setiap hari. Fakta pengisian harus tercermin dalam sistem Anda.

Kebanyakan manajer penjualan tidak terlalu suka mengisi berbagai dokumen. Mereka berusaha menghindari hal ini dengan segala cara, dengan menggunakan berbagai alasan, namun tugas Anda sebagai manajer adalah gigih dalam memastikan bahwa semua tindakan yang diatur dilakukan secara efisien dan tepat waktu.

Dalam hal manajer penjualan lupa atau tidak mengisi seluruh laporan yang diperlukan pada akhir hari, sanksi paling sederhana dan populer: semua pembayaran bunga untuk hari itu tidak dihitung. Dengan kata lain, kontrak yang ditandatangani dan pembayaran sebelumnya tidak diperhitungkan dalam remunerasinya. Caranya cukup bagus, mudah diterapkan dan yang terpenting efektif.

Informasi apa yang harus disertakan dalam laporan?

♦ Informasi kontak tentang manajer.

♦ Rencanakan bulan depan dalam hal keuntungan (penjualan).

Di area ini, Anda memilih parameter mana yang akan dilampirkan; semuanya bergantung pada spesifikasi bisnis Anda.

Biasanya lebih baik mengaitkannya dengan keuntungan karena jika Anda mengaitkannya dengan penjualan, tenaga penjualan akan tergoda untuk memberikan diskon besar apa pun situasinya hanya untuk mendapatkan lebih banyak penjualan, dalam hal ini mereka tidak peduli berapa banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan.

Yang blok informasi tersedia dalam hitungan ini?

1. Tanggal.

2. Hari dalam seminggu(opsional). Seringkali masuk akal untuk menyertakan blok ini dalam laporan ketika bisnis bergantung pada musiman lokal pada hari tertentu. Ada statistik yang mengkonfirmasi bahwa karena alasan tertentu penjualan lebih buruk pada hari Senin dan Jumat, dan lebih baik pada hari Selasa, Rabu dan Kamis. Jika Anda melihat situasi serupa di perusahaan Anda, maka Anda harus memasukkan kolom ini dan berupaya meningkatkan penjualan pada hari-hari yang tidak produktif.

3. Volume penjualan.

4. Keuntungan termasuk dalam total penjualan.

5. Laba yang diperoleh sejak awal periode. Di sini kita melihat bagaimana karyawan ini atau itu mendekati implementasi rencana tersebut.

6. Persentase penyelesaian rencana. Melihat indikator-indikator ini, Anda akan dapat mengendalikan para manajer dan memahami dengan jelas mana di antara mereka yang perlu didorong dan dimotivasi (kita akan membicarakan motivasi di bab terpisah) sebelum memenuhi dan melampaui rencana, dan mana di antara mereka yang harus “ditendang” dengan benar. ” untuk meningkatkan hasil.

7. Remunerasi manajer penjualan. Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang apa yang terjadi, Anda juga perlu melihat pendapatan masing-masing manajer.

Untuk meringkas semua hal di atas, dengan bantuan laporan ini Anda memantau semua indikator utama dalam skala makro. Apa maksudnya?

Artinya, memelihara laporan ini memang bagus, tetapi tidak cukup untuk mengendalikan sepenuhnya. Lagi pula, sejauh ini semuanya berjalan dengan baik - ini terlihat, dan kesalahan kecil dapat terlihat, tetapi ketika sesuatu mulai tidak beres (misalnya, volume penjualan turun tajam), Anda tidak dapat memahami mengapa hal ini terjadi saat ini. Apa sebenarnya kesalahan yang dilakukan departemen penjualan? Di mana dia harus dibantu dan apa yang harus dia fokuskan?

Ini akan membantu untuk memahami situasi seperti itu log panggilan dan rapat. Kita akan membicarakannya nanti.

Tabel 1. Laporan hasil manajer penjualan

Daftar periksa untuk setiap hari

Mari kita lihat daftar periksa untuk setiap hari. Apa itu? Intinya, daftar periksa adalah daftar tindakan reguler, di mana manajer penjualan memberi tanda centang di sebelah setiap tindakan yang diselesaikan. Hal ini dilakukan karena para manajer, eksekutif, dan hampir semua orang melupakan banyak hal. Dan jika kita selalu mengingat tugas dan tujuan global, maka tugas dan tujuan kecil akan hilang begitu saja dari kepala kita. Ini adalah faktor kemanusiaan dan tidak ada jalan keluar darinya.

Itu sebabnya tugas perlu ditransfer ke kertas. Anda dapat membuat catatan harian, tetapi daftar periksa sangat berguna bagi manajer penjualan. Kemudian setiap hari seseorang segera melihat apa dan - yang paling penting - kapan dia perlu melakukannya.

Ini bekerja seperti ini. Untuk memulainya, manajer penjualan datang ke rapat perencanaan, di mana tugas hari itu dibahas dan rencana minggu itu disetujui. Kemudian ada pembahasan detail terkait proses penjualan internal di perusahaan, manajer membuat catatan untuk dirinya sendiri dan mulai bekerja.

Dia menyiapkan daftar untuk dihubungi, yaitu, dia menemukan klien yang dapat dia hubungi lagi atau mengirim penawaran, menyusun rencana pertemuan, dan sebagainya. Dengan kata lain, dia menyiapkan daftar tindakan untuk pekerjaan penuh hari itu.

Setelah itu dia menelepon. Sebaiknya manajer, sebelum menghadiri rapat atau melakukan hal lain, menelepon klien, yaitu melakukan penjualan telepon sebelum makan siang, karena ini adalah masa paling produktif dalam hari kerja.

Setelah penjual melakukan jumlah panggilan yang diperlukan, dia menandai penyelesaian tindakan di kolom yang sesuai dan melanjutkan ke tahap berikutnya - percakapan telepon dengan klien yang berminat.

Ini bisa jadi orang-orang yang menelepon dirinya sendiri atau, misalnya, meninggalkan permintaan di situs web. Artinya, tenaga penjualan terlibat dalam pekerjaan penuh dengan apa yang disebut klien “hangat”. Kemudian dia memberi tanda yang sesuai pada daftar periksa dan melanjutkan.

Selanjutnya diisi laporan, yaitu daftar panggilan dan laporan pembayaran untuk hari itu disimpan. Manajer mengisi daftar panggilan dari data pribadinya; dia dapat meminta laporan pembayaran dari departemen akuntansi, dari kepala departemen penjualan, atau dengan cara lain yang disediakan oleh perusahaan Anda.

Kemudian malam harinya dilakukan panggilan ke pelanggan yang ditagih kemarin atau hari ini. Dengan kata lain, manajer menghubungi klien yang perlu diingatkan akan dirinya sendiri. Apakah pembayaran sudah dilakukan? Jika tidak, apa alasannya? Kapan itu akan selesai?

Dan akhirnya, karyawan departemen penjualan membuat rencana untuk hari esok. Di penghujung hari, dia duduk dan memikirkan apa yang perlu dia lakukan dengan klien yang dia ajak bicara hari ini. Siapa yang harus saya hubungi lagi? Siapa yang perlu Anda temui? Apa yang harus dikatakan manajer pada rapat perencanaan? Dan sebagainya.

Manajer menyiapkan semua ini di penghujung hari kerja, dan tidak boleh keesokan paginya, karena di pagi hari banyak hal yang bisa dilupakan. Artinya, manajer harus menulis rencana untuk hari berikutnya di malam hari.

Yang paling penting: daftar periksa harus dicetak. Hanya dalam kasus ini kepala departemen penjualan akan melihat apakah manajer melewatkan tindakan apa pun dan pada tahap pekerjaan apa dia berada pada satu waktu atau lainnya.

Jangka waktu pemeriksaan daftar periksa bergantung pada spesifikasi bisnis Anda - mungkin sebaiknya dilakukan sekali sehari, atau mungkin seminggu sekali. Sebaiknya periksa checklist tersebut setiap hari pada rapat perencanaan, ditambah satu kali sehari secara selektif dengan beberapa manajer.

Berbagai sanksi dapat dikenakan jika tidak mengisi daftar periksa.– peringatan lisan, teguran, denda, dll. Semuanya di sini sepenuhnya bergantung pada Anda. Kita akan membahas lebih detail tentang denda dan motivasi di bab “Motivasi Manajer Penjualan”.

Tabel 2. Daftar periksa manajer penjualan untuk setiap hari

Buku Kerja

Dokumen berikutnya yang ingin kami tunjukkan kepada Anda juga diisi oleh manajer penjualan pada siang hari – Ini adalah log kerja. Mari kita lihat template yang diusulkan secara detail (lihat Tabel 3).

Kolom pertama cukup jelas - nama manajer, tanggal dan nama perusahaan tempat negosiasi dilakukan. Setiap pagi, ketika manajer datang bekerja, di mejanya, selain checklist, juga harus ada dokumen berisi daftar klien yang perlu dihubungi.

Di sini juga sangat penting untuk mengisi log pekerjaan pada malam hari, karena jika pengelola melakukannya pada pagi hari akan memakan banyak waktu.

Manajer mengisi semua kolom setelah “Nama Perusahaan” dan “Telepon” setelah menelepon klien.

"Contact person" - di sini nama dan posisi orang yang melakukan negosiasi ditunjukkan.

“Apa yang ditawarkan” - kolom ini diisi jika karyawan bagian penjualan menawarkan beberapa item barang. Jika Anda hanya memiliki satu produk, maka tidak ada gunanya kolom ini TIDAK.

"Hasil" - di kolom ini Anda harus menunjukkan persetujuan apa yang didapat manajer setelah berbicara dengan klien potensial.

“Catatan” – kolom ini berisi informasi yang mungkin berguna dalam komunikasi lebih lanjut dengan klien.

Kolom yang sangat penting adalah “Masuk ke database.” Di sini, pemilik buku kerja cukup mencentang kotak setelah memasukkan klien ke dalam database. Hal ini dilakukan untuk mengontrol masuknya informasi pelanggan ke dalam database umum.

Kolom berikutnya adalah “Tanggal kontak berikutnya.” Jika pekerjaan dengan klien belum selesai dan dia berkata: "Ya, saya tertarik pada segalanya, saya ingin bekerja lebih jauh dengan Anda," dan beberapa langkah selanjutnya tersirat, maka dicatat di sini kapan tanggal langkah ini adalah berencana.

Seperti inilah salah satu alat utama untuk melakukan penjualan yang sukses dalam bisnis apa pun.

Yang paling penting:

1. Jangan berikan kepada manajer penjualan bawalah catatan kerja itu bersamamu.

2. Pastikan untuk menyimpan catatan pekerjaan Anda, kencangkan dan masukkan ke dalam folder khusus. Dan kemudian, jika Anda perlu membuka arsip dan mengingat dengan siapa sebenarnya klien ini atau itu berinteraksi, ini bisa dilakukan. Tentu saja, semua informasi ini harus dimasukkan ke dalam database, tetapi karena alasan tertentu terkadang hal ini tidak terjadi. Oleh karena itu, masuk akal untuk menyimpan arsip - ini sering kali membantu menemukan kontak yang tepat.

Tabel 3. Buku Kerja Manajer Penjualan

Log panggilan dan rapat

Di perusahaan Anda, catatan panggilan dan rapat mungkin berbeda dari sampel yang kami tawarkan (lihat Tabel 4). Hal ini bergantung pada struktur bisnis, ada atau tidaknya pertemuan, dan nama kategori yang dapat dituju oleh klien. Anda dapat memodifikasi majalah kami atau membuat majalah Anda sendiri berdasarkan majalah tersebut.

Catat nama, tanggal, dan waktu kedatangan karyawan ke tempat kerja. Parameter terakhir sangat penting. Penting untuk mencatat waktu kapan karyawan mulai bekerja - terutama tenaga penjualan, yang seringkali terkenal karena tidak bertanggung jawab. Jika semuanya baik-baik saja, bagus, tetapi ketika kita melihat karyawan semakin sering melanggar pesanan, dengan menggunakan tabel kita dapat mengontrol seluruh proses penjualan.

Bagi prosesnya menjadi beberapa langkah dan memperkenalkan metrik yang mencerminkan keadaan masing-masing. Dalam hal ini, panggilan dilakukan ke database “dingin”. Manajer penjualan harus membuat janji, kemudian mengirimkan proposal komersial, menandatangani kontrak dan menerima pembayaran.

Seperti apa bentuk majalahnya? Pertama, jumlah panggilan dicatat. Tugas manajer adalah memasukkan ke dalam kolom yang sesuai jumlah panggilan awal yang dilakukan per hari ke klien baru. Kolom berikutnya menunjukkan jumlah panggilan berulang - ke klien yang pernah berinteraksi dengan manajer.

Anda juga memerlukan kolom “Jumlah pertemuan. Pratama" dan "Jumlah pertemuan. Ulang." Mereka memungkinkan Anda melihat berapa banyak rapat yang dijadwalkan manajer berdasarkan panggilan yang dilakukan dan berapa banyak rapat yang sebenarnya diadakan. Jelas bahwa kolom ini tidak akan mencatat pertemuan dengan klien saat ini, tetapi dengan mereka yang telah disepakati sebelumnya.

Maka Anda memerlukan kolom “Klien Masuk”. Ini mencatat berapa banyak klien yang diproses oleh manajer, yang tertarik pada sesuatu, menelepon dan dihubungi oleh manajer ini. Kolom “Klien yang Tertarik” menunjukkan berapa banyak klien tersebut di antara semua klien yang dihubungi atau ditemui manajer.

Tabel 4. Log panggilan dan rapat

Tabel ini dilengkapi dengan kolom “Proposal komersial terkirim”, “Perjanjian ditandatangani”, dan “Pembayaran”. Untuk pembayaran, jumlah dan jumlahnya ditunjukkan dalam kolom terpisah. Ketika kami memiliki statistik terperinci, kami dapat melihat dengan jelas dimana masalahnya? Katakanlah seorang manajer datang dan mengeluh bahwa pelanggan tidak datang. Kami melihat log panggilan bersamanya. Ia sendiri melihat dan memahami bahwa klien tidak akan datang jika ia hanya melakukan sepuluh panggilan baru setiap hari. Hal ini mungkin terjadi jika manajer penjualan secara aktif terlibat dalam pekerjaannya, telah merekrut cukup banyak klien, lalu duduk dan terus “menaburkan” mereka.

Sejauh ini dia punya aliran uang, tetapi kliennya lambat laun akan berkurang, dan dia sulit menemukan klien baru. Dan pada titik tertentu dia tidak punya cukup uang. Dia berlari dan mengatakan bahwa semuanya hilang, klien tidak datang. Namun angka-angka di majalah tersebut menunjukkan bahwa, tentu saja, hal itu tidak berhasil. Bagaimana mereka akan pergi jika Anda tidak menelepon atau menghadiri pertemuan?

Jumlah panggilan yang dilakukan itu penting. Hal ini diperlukan bagi tenaga penjualan, meskipun ada klien berulang, mereka memastikan untuk melakukan panggilan awal yang “dingin” untuk menghasilkan aliran klien baru yang masuk. Jumlah panggilan berulang menunjukkan seberapa baik manajer bekerja dengan klien saat ini.

Pada kolom “Jumlah pertemuan. Ditunjuk” kita melihat bahwa, meskipun banyak panggilan, hanya sedikit pertemuan yang dijadwalkan. Indikator ini perlu dibandingkan dengan hasil kerja manajer penjualan lainnya. Katakanlah satu orang secara konsisten memiliki tiga atau empat janji temu untuk setiap tiga puluh panggilan telepon, dan orang lain memiliki satu atau dua janji temu untuk setiap tiga puluh panggilan telepon. Jelas ada yang salah dengan yang kedua. Apa yang perlu dilakukan? Anda perlu duduk di sebelah manajer ini dan mendengarkan bagaimana dia melakukan selusin panggilan tepat di depan Anda, dan menyesuaikan pekerjaannya. Kemungkinan besar, dia melakukan kesalahan saat berbicara dengan klien.

Jumlah pertemuan menunjukkan seberapa sering manajer bertemu dengan klien. Menjadwalkan pertemuan adalah satu hal, dan mengadakannya adalah hal lain. Ini juga merupakan indikator penting.

Lalu kita lihat jumlah klien yang masuk. Mungkin saja pada suatu hari ada banyak panggilan masuk, dan manajer “melayang” ke sana. Dia melakukan beberapa panggilan atas inisiatifnya sendiri, namun hal ini dapat dimaklumi, karena ada banyak panggilan masuk hari itu. Hal ini terjadi setelah iklan diluncurkan.

Jumlah proposal komersial yang dikirim dicatat setelah manajer menghadiri pertemuan. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak klien tersebut dan tertarik percakapan telepon dia mengirim proposal komersial.

Anda juga perlu mengetahui berapa banyak klien yang berminat yang menerima penawaran komersial yang menandatangani kontrak. Indikator ini menunjukkan seberapa baik manajer memproses dan mengubah klien yang berminat menjadi klien yang telah menandatangani kontrak.

Pembayaran adalah hasil pekerjaan. Di sini kita melihat seberapa baik manajer memantau kontrak saat ini, seberapa baik dia memprosesnya, dan menekan klien untuk melakukan pembayaran. Banyak orang mungkin sudah familiar dengan masalah ketika ada kesepakatan dengan klien, namun entah kenapa tidak ada pembayaran.

Anda benar-benar memerlukan catatan panggilan dan rapat. Dia akan membantu memantau proses kerja manajer penjualan. Kepala bagian penjualan membutuhkan alat ini untuk mengontrol seluruh karyawannya.

Buatlah tabel dan paksa manajer untuk mengisi semua indikator tanpa gagal. Alat yang bagus motivasi – ketika seorang karyawan tidak menerima imbalan pada hari dimana sesuatu tidak diselesaikan.

Basis peningkatan penjualan

Di banyak departemen penjualan, ketika basis klien terbentuk, manajer menghadapi satu masalah signifikan - yang disebut klien terjebak muncul. Ini bisa disebut mereka yang sedang mempertimbangkan kontrak atau sedang dalam tahap pengambilan keputusan. Kami yakin Anda masing-masing sudah familiar dengan hal ini.

Untuk kasus-kasus seperti itulah ia diciptakan basis promosi penjualan(lihat Tabel 5).

Manajer memasukkan klien serupa ke dalamnya agar tidak lupa menghubungi mereka, dan kepala departemen, berdasarkan data ini, dapat memantau pekerjaan manajer dalam mendorong penjualan, menyesuaikannya tepat waktu dan, jika perlu, membantu karyawannya.

Struktur dokumennya terlihat seperti ini:

1. Tanggal. Di sini tanggal perkenalan dan komunikasi awal dengan klien dicatat, atau tanggalnya titik balik dalam negosiasi (mengirim kontrak, mengirimkan invoice, dan sebagainya).

2. Nama perusahaan.

3. Informasi kontak.

4. Kontak person. Sangat penting untuk mengisi blok ini - tanpa informasi ini, semua upaya untuk membuat perjanjian, menerima pembayaran, atau menyetujui persyaratan akan sia-sia. Jika tidak disebutkan dengan siapa manajer berkomunikasi dan siapa yang mengambil keputusan, maka perusahaan tersebut tidak boleh ada dalam daftar.

5. Status klien saat ini. Ada juga blok yang sangat penting di mana manajer harus mencatat pada tahap apa proses penyelesaian kesepakatan (misalnya, “kontrak telah dikirim”, “faktur telah diterbitkan”, “kami sedang menunggu direktur umum ”). Di sini Anda dapat menggunakan berbagai singkatan (BC - “ditagih” dan seterusnya). Saat mempertahankan meja di program Unggul Dalam hal ini, Anda dapat mengelompokkan klien berdasarkan indikator-indikator ini dan melihat berapa banyak klien yang harus menandatangani perjanjian, berapa mereka harus membayarnya, berapa banyak direktur yang kita tunggu, dan seterusnya.

6. Tanda khusus. Di kolom ini, karyawan Anda dapat memasukkan apa saja informasi penting tentang perusahaan atau tentang karyawan tertentu (misalnya: “Jangan menelepon sebelum makan siang, dia selalu sibuk di pagi hari”).

7. Tanggal kontak berikutnya. Ini ditampilkan ketika Anda perlu menghubungi perwakilan perusahaan mengenai masalah yang tertunda.

Jika ada kebutuhan, meja ini Anda dapat melanjutkan lebih jauh, yaitu setelah kolom "Tanggal kontak berikutnya", pengelola menambahkan kolom "Hasil" dan setelah itu blok lain - "Tanggal kontak berikutnya".

Dengan mengikuti tabel ini, manajer penjualan dapat melihat riwayat komunikasi dengan klien tertentu dan sekaligus mengambil tindakan di masa depan untuk mempersingkat cerita yang paling panjang.

Tabel 5. Basis peningkatan penjualan

Banyak pengguna secara aktif menggunakan Excel untuk menghasilkan laporan dan pengeditan selanjutnya. Untuk kemudahan melihat informasi dan mendapatkan kontrol penuh saat mengelola data saat bekerja dengan program.

Penampilan ruang kerja program - tabel. A dasar relasional struktur data menyusun informasi menjadi baris dan kolom. Terlepas dari kenyataan bahwa paket standar MS Office memilikinya aplikasi terpisah untuk membuat dan memelihara database – Akses Microsoft, pengguna aktif menggunakan Microsoft Excel untuk tujuan yang sama. Bagaimanapun, kemampuan program ini memungkinkan Anda untuk: mengurutkan; format; menyaring; sunting; mensistematisasikan dan menyusun informasi.

Artinya, segala sesuatu yang diperlukan untuk bekerja dengan database. Satu-satunya peringatan: Excel adalah alat analisis universal yang lebih cocok untuk penghitungan kompleks, penghitungan, pengurutan, dan bahkan untuk menyimpan data terstruktur, tetapi dalam volume kecil (tidak lebih dari satu juta catatan dalam satu tabel, untuk versi 2010).

Struktur database - tabel Excel

Basis Data – sekumpulan data yang didistribusikan dalam baris dan kolom untuk memudahkan pencarian, sistematisasi, dan pengeditan. Bagaimana cara membuat database di Excel?

Semua informasi dalam database terkandung dalam catatan dan bidang.

Catatan adalah string dalam database (DB) yang berisi informasi tentang satu objek.

Field adalah kolom dalam database yang berisi tipe data yang sama tentang semua objek.

Catatan dan bidang basis data sesuai dengan baris dan kolom tabel Microsoft Excel standar.

Jika Anda mengetahui cara membuat tabel sederhana, maka membuat database tidak akan sulit.

Membuat database di Excel: petunjuk langkah demi langkah

Pembuatan database langkah demi langkah di Excel. Tugas kita adalah membuat database klien. Selama beberapa tahun beroperasi, perusahaan telah memperoleh beberapa lusin pelanggan tetap. Penting untuk memantau ketentuan kontrak dan bidang kerja sama. Ketahui orang yang dapat dihubungi, detail komunikasi, dll.

Cara membuat database pelanggan di Excel:

Pekerjaan utama - memasukkan informasi ke dalam database - telah selesai. Untuk memudahkan penggunaan informasi ini, Anda perlu memilih apa yang Anda perlukan, memfilter, dan mengurutkan data.

Cara memelihara database pelanggan di Excel

Untuk memudahkan mencari data di database, mari kita atur. Alat Sortir cocok untuk tujuan ini.

Data dalam tabel didistribusikan menurut jangka waktu berakhirnya kontrak.

Kini manajer melihat dengan siapa sudah waktunya memperbarui kontrak. Dan dengan perusahaan apa kami terus bekerja sama?

Selama aktivitas perusahaan, database berkembang hingga ukuran yang luar biasa. Menemukan informasi yang diperlukan Ini menjadi semakin sulit. Untuk menemukan teks tertentu atau angka, Anda dapat menggunakan salah satu metode berikut:

Melalui penyaringan data program menyembunyikan semua informasi yang tidak menarik bagi pengguna. Data tetap ada di tabel, namun tidak terlihat. Mereka dapat dipulihkan kapan saja.

Ada 2 filter yang paling sering digunakan di Excel:

• filter otomatis;
• filter berdasarkan rentang yang dipilih.

Filter otomatis meminta pengguna untuk memilih opsi pemfilteran dari daftar yang sudah jadi.

Mari bereksperimen dengan memfilter data berdasarkan sel yang dipilih. Katakanlah kita hanya perlu menyisakan perusahaan-perusahaan yang beroperasi di Belarus dalam tabel.

Jika database berisi informasi keuangan, Anda dapat mengetahui jumlahnya menggunakan berbagai parameter:

• jumlah (jumlah data);
• count (menghitung jumlah sel dengan data numerik);
• nilai rata-rata (hitung mean aritmatika);
• maksimal dan nilai minimum dalam rentang yang dipilih;
• perkalian (hasil perkalian data);
• deviasi standar dan varians sampel.

Prosedur untuk bekerja dengan informasi keuangan dalam database:

Alat pada tab Data memungkinkan Anda untuk mengelompokkan database Anda. Kelompokkan informasi dalam hal relevansinya dengan tujuan perusahaan. Mengidentifikasi kelompok pembeli jasa dan barang akan membantu promosi pemasaran produk.

Contoh template siap pakai untuk mempertahankan basis pelanggan berdasarkan segmen.

Templat dapat disesuaikan, dipersingkat, diperluas, dan diedit.

Meningkatkan efisiensi departemen penjualan dalam 50 hari Ryazantsev Alexei

Paket templat untuk laporan

Paket templat untuk laporan

1. Laporan kegiatan

Laporan aktivitas mengkuantifikasi tindakan yang dilakukan manajer pada hari itu, serta hasil pada hari itu. Tabel tersebut meliputi:

Bulan, tanggal dan hari;

Keterlambatan, dalam hitungan menit;

Jumlah panggilan dingin baru;

Jumlah kontak dengan pengambil keputusan (DM);

Jumlah proposal komersial (CP) yang dikirimkan;

Jumlah panggilan berulang;

Jumlah panggilan yang berhasil;

Jumlah janji temu yang dijadwalkan;

Jumlah pertemuan yang diadakan;

Jumlah faktur yang diterbitkan;

Jumlah pembayaran, dalam rubel;

Sebuah catatan dibuat bahwa log panggilan (untuk hari berikutnya) telah selesai dan dikirim ke kepala departemen penjualan ROP (Tabel 5.2).

Ini adalah salah satu alat paling ampuh di departemen penjualan. Dengan menerapkannya, Anda akan dapat mempertahankan produktivitas karena manajer mulai mengambil lebih sedikit tindakan yang ditargetkan dari waktu ke waktu. Selain itu, Anda akan dapat mengontrol berapa banyak tindakan yang dilakukan manajer dan melihat bagaimana jumlah konversi dan pembayaran berubah.

Waktu pengisian laporan: 10 menit.

2. Buku Kerja

Buku kerja adalah salah satu alat kerja utama seorang manajer penjualan. Itu disiapkan pada akhir hari kerja keesokan harinya. Kontak untuk sentuhan dimasukkan ke dalamnya. Pada akhir hari kerja, log pekerjaan yang telah selesai diserahkan kepada kepala departemen penjualan untuk e-mail– jika sistem berbagi dokumen atau CRM tidak dikonfigurasi.

Data apa yang dimasukkan ke dalam log kerja?

Organisasi.

Nama pengambil keputusan.

Telepon dan email.

Hasil panggilan.

Sumber pengumpulan kontak (sehingga manajer tidak secara mandiri memilih database berkualitas rendah) (Tabel 5.3).

Tabel 5.2. Catatan panggilan

Tabel 5.3. Contoh log kerja

Alat ini membantu Anda dengan cepat masuk kerja di pagi hari dan melakukan panggilan dalam satu blok dalam dua hingga tiga jam, daripada mencari kontak organisasi di Internet satu per satu. Kecepatan rata-rata manajer dalam hal ini adalah lima hingga enam kontak per jam. Dan dengan memiliki log pekerjaan, orang-orang datang bekerja dan dapat langsung menghubungi kontak yang sudah jadi.

Jika daftar tersebut tidak dilakukan pada malam sebelumnya, dapat dipastikan hal itu akan dilakukan proses penting manajer akan dengan mudah mengabdikan semua paruh pertama hari itu.

3. Daftar Periksa “Jadwal Harian” (Tabel 5.4, 5.5)

Tabel 5.4. Daftar periksa untuk manajer penjualan

Penting bahwa pekerjaan di departemen dibangun dalam blok: satu blok adalah dua hingga tiga jam, di mana satu jenis pekerjaan dilakukan (terutama). Matikan multitasking untuk manajer Anda dan Anda dapat meningkatkan produktivitas mereka setidaknya dua setengah kali lipat. Tidak percaya padaku? Jadwalkan bulan ujian dan lihat sendiri.

Para ilmuwan telah membuktikan bahwa otak kita memerlukan waktu sekitar 30 menit untuk mencapai produktivitas puncak dan memasuki kondisi mengalir. Dan untuk keluar dari situ, yang diperlukan hanyalah beralih ke hal lain, bahkan selama 30 detik. Ini penting untuk dipahami. Oleh karena itu, Anda tidak dapat memberikan kesempatan kepada manajer untuk menelepon sepanjang hari. Mereka harus memiliki blok panggilan. Sama dengan tugas lainnya.

Keuntungan kedua di sini adalah aspek psikologis: ketika Anda menetapkan batas waktu untuk suatu tugas, Anda menyelesaikannya jauh lebih cepat dibandingkan jika Anda memiliki banyak waktu untuk melaksanakannya.

4. Dasar untuk menghasilkan klien yang hangat

Basis data akuisisi pelanggan diperlukan agar tidak kehilangan calon klien yang menghubungi Anda - mereka dikirimi penawaran komersial, mungkin ada pertemuan, tetapi masalahnya tidak sampai pada penjualan. Statistik kami menunjukkan bahwa pada tahap ini, 20-30% transaksi gagal - hanya karena mereka melupakan klien, berharap jika mereka memutuskan, mereka akan menelepon diri mereka sendiri. Pekerjaan harus dilakukan dengan semua klien yang ramah, tanggal panggilan berikutnya dan tekanan untuk mencapai kesepakatan harus ditentukan (Tabel 5.6).

Setelah mengisi database, manajer memasukkan jadwal ke dalam kalendernya dan menyetel pengingat di teleponnya. Atau isi kalender Google Anda dan setel pengingat melalui SMS. Sangat nyaman.

5. Laporan pertemuan

Karyawan mengisi laporan rapat setelah rapat. Ini mencatat subjek pertemuan, kesepakatan utama dan tanggal pertemuan berikutnya.

Laporan ini penting karena memungkinkan manajemen memantau pertemuan aktual yang berlangsung dan efektivitasnya.

Tabel 5.5. Daftar periksa untuk kepala departemen penjualan

Tabel 5.6. Basis tekanan penjualan

Masalah yang umum terjadi adalah ketika manajer menjadwalkan rapat untuk dirinya sendiri saat menjalankan bisnisnya.

Laporan rapat manajer penjualan

Tanggal ________________ Nama lengkap pengelola ____

Nama perusahaan ________________________________

Kontak person ________________________________________________

Catatan Manajer:

Hasil pertemuan:

Langkah selanjutnya:

Tindakan lebih lanjut dari klien:

6. Pelaporan kepala bagian penjualan

Laporan hasil departemen penjualan diisi oleh kepala departemen dan dengan demikian memungkinkan direktur perusahaan untuk memantau kinerja penjualan departemen secara keseluruhan dan hasil setiap manajer (Tabel 5.7, 5.8).

Anda dapat menambahkan indikator lain, misalnya jumlah dan volume upsell, volume penjualan produk afiliasi dll.

Tabel 5.7. Laporan departemen penjualan

Tabel 5.8. Laporan penjualan untuk manajer tertentu

7. Audit basis klien

Kepala departemen penjualan melakukan audit terhadap basis klien sebulan sekali/triwulan. Berdasarkan hasil pemeriksaan, ia mengisi tabel laporan (Tabel 5.9).

Tabel 5.9. Audit basis klien (menggunakan segmentasi ABC)

8. Pelaporan perwakilan penjualan (merchandiser)

Ini digunakan untuk mengontrol bypass gerai ritel yang berada di bawah perwakilan penjualan (Tabel 5.10).

Tabel 5.10. Laporan harian perwakilan penjualan

9. Basis klien utama

Penting bagi manajer untuk memelihara database klien utama. Karena Anda perlu menjaga komunikasi dengan mereka dengan kualitas yang sama sekali berbeda. Bagian dari basis Anda ini adalah tempat bisnis Anda bersandar, dan sangat penting untuk membangun sentuhan sistematis di dalamnya.